Jak zarezerwować auto online w CarsProject. Krok po kroku przez nowy formularz

Rezerwacja telefoniczna działa i nikt jej nie likwiduje. Formularz online rozwiązuje jednak inny problem: można go wypełnić o dwudziestej trzeciej, w niedzielę albo z lotniska, i wysłać zgłoszenie, zanim ktokolwiek odbierze telefon. Poniżej przebieg całego procesu, od pierwszego pola do odebrania kluczy.

Jak zbudowany jest formularz

Formularz ma cztery kroki i pasek u góry, który pokazuje, w którym się jest: wybór samochodu, dodatki i akcesoria, rezerwacja, podsumowanie. Między krokami można się cofać, a raz wpisany termin zostaje.

Wysłanie formularza jest zgłoszeniem rezerwacji, a nie potwierdzoną rezerwacją. Po wysłaniu widać podsumowanie na ekranie, a ostateczne potwierdzenie przychodzi od nas mailem albo telefonicznie.

Krok pierwszy: termin, miejsce i wybór auta

Pierwszy ekran zaczyna się od warunków wynajmu. Po lewej ustala się odbiór: miejsce z listy punktów, a gdy punkt na to pozwala – adres podstawienia, oraz datę i godzinę. Po prawej zwrot, z zaznaczonym domyślnie przełącznikiem „Zwrot w miejscu odbioru”; po jego odznaczeniu pojawia się osobne miejsce i adres zwrotu.

Daty wybiera się w kalendarzu zakresu: jedno kliknięcie w pole otwiera okno z dwoma miesiącami na monitorze albo arkusz z jednym na telefonie, i w nim zaznacza się odbiór oraz zwrot. Godziny ustawia się osobno, w polach z krokiem piętnastu minut. Formularz od razu liczy liczbę dób i pokazuje ją nad polami, a przy zbyt krótkim albo odwróconym terminie wyświetla komunikat, zamiast wpuszczać dalej.

Nad listą aut jest nota, o której łatwo zapomnieć przy planowaniu budżetu: odbiór na lotnisku, w terminalu Stena Line albo poza godzinami pracy biura jest dodatkowo płatny, a kwota pojawia się w podsumowaniu w kroku drugim.

Pod warunkami ładuje się lista dostępnych aut. Nad nią stoi przełącznik rodzaju pojazdu – „Wszystkie”, „Busy 9-osobowe”, „Samochody osobowe” – i licznik znalezionych pojazdów. Każda karta pokazuje zdjęcie, nazwę modelu, rodzaj nadwozia oraz cztery pozycje specyfikacji: paliwo, skrzynię biegów, liczbę miejsc i pojemność bagażnika liczoną w walizkach. Pod spodem cena za dobę i kwota za cały wybrany okres.

Kilka uwag do tego kroku.

Bagażnik liczony w walizkach jest bardziej użyteczny niż litry, o ile odniesie się go do własnego bagażu. Pięć walizek to bagaż rodziny na dłuższy wyjazd, trzy – dwóch osób na tydzień.

Skrzynia biegów. Jeśli ktoś nie jeździł automatem, nie ma sensu zaczynać na siedmiuset kilometrach z kompletem pasażerów. Odwrotnie też: komuś, kto od lat jeździ automatem, manual w korku na obwodnicy będzie przeszkadzał przez cały wynajem.

Bus 9-osobowy. Prowadzi się go na prawie jazdy kategorii B, bo dopuszczalna masa całkowita nie przekracza 3,5 tony. Dziewięć miejsc liczy się razem z kierowcą. Ma około dwóch metrów wysokości, co wyklucza część parkingów podziemnych.

Jak liczy się doba

Godzina odbioru i zwrotu wyznacza dobę najmu, więc to ona, a nie sama data, decyduje o cenie. Dwa przykłady, które łatwo pomylić.

Pierwszy dotyczy planowania. Odbiór o dziesiątej w poniedziałek i zwrot o dwunastej we wtorek to najem na 26 godzin, czyli dwie doby. Formularz policzy dwie doby już przy wyborze terminu i pokaże to nad polami, zanim wybierzesz auto. Jeżeli zależy Ci na jednej dobie, przesuń godzinę zwrotu na dziesiątą albo wcześniej.

Drugi dotyczy tego, co dzieje się przy zwrocie. Jeżeli w umowie stoi zwrot o dziesiątej, a auto wraca o jedenastej trzydzieści, kolejnej doby nie naliczamy – tolerancja wynosi 2 godziny. Powyżej tych dwóch godzin doliczamy pełną dobę. To nie jest sposób na przedłużenie najmu o dwie godziny za darmo, tylko margines na korek i kolejkę na stacji; wszystko ponad umówiony termin wymaga zgłoszenia i uzgodnienia z nami, a zasady zwrotu opisuje umowa i OWU.

Progi cenowe wyglądają tak: jedna doba, dwa do trzech dni, cztery do siedmiu, osiem do czternastu i piętnaście do trzydziestu dni. Od 31 dni warunki ustalamy indywidualnie. Im dłuższy najem, tym niższa stawka za każdą dobę, więc przy terminach na granicy progów opłaca się sprawdzić obie wersje.

Krok drugi: dodatki i koszyk

Na górze zostaje wybrane auto, pod nim lista dodatków i akcesoriów dostępnych dla tego modelu. Ilość zmienia się plusem i minusem; jeżeli do auta nie ma żadnych dodatków, formularz mówi to wprost i przepuszcza dalej.

Po prawej stronie stoi koszyk i to jest najbardziej użyteczna część tego kroku. Pokazuje miejsce i termin podstawienia oraz zwrotu, długość najmu w dobach, a niżej pozycje rozliczenia: wynajem auta jako doby pomnożone przez stawkę, ewentualną opłatę za podstawienie i za zwrot, wybrane akcesoria i dodatki, a na końcu sumę „Razem”. Pod sumą są dwie rzeczy spoza ceny: kilometry w cenie, czyli limit przemnożony przez liczbę dób, i kaucja zwrotna dla tego auta, z zastrzeżeniem, że dla kierowców poniżej 25 lat jest dwukrotnie wyższa. Ceny w koszyku są brutto, z VAT. Na telefonie suma i przycisk „Dalej” siedzą w pasku przy dolnej krawędzi ekranu.

Krok trzeci: dane i akceptacja warunków

Najpierw wybór, czy najem jest prywatny, czy na firmę. Przy firmie zamiast imienia i nazwiska podaje się nazwę i NIP, co od razu ustawia dane do faktury VAT. Dalej e-mail i telefon z numerem kierunkowym wybieranym z listy.

Chmura systemu rezerwacji zakłada przy rezerwacji konto klienta i wymaga do niego hasła, więc formularz ustawia je sam: dziesięć znaków bez mylących liter, widocznych w polu „Twoje hasło”. Przycisk „Ustaw własne” pozwala wpisać swoje w dwóch polach. Hasło przydaje się przy kolejnej rezerwacji, więc zapisz je sobie – pokazujemy je jeszcze raz na potwierdzeniu. Obok stoi zwinięty panel logowania dla osób, które konto już mają; zalogowanie wypełnia dane z konta.

Na dole jest zgoda z linkiem do Ogólnych Warunków Wynajmu i przycisk „Rezerwuj”, powtórzony też w koszyku, żeby nie trzeba było zjeżdżać na dół. Bez zaznaczonej akceptacji warunków formularz nie wyśle zgłoszenia.

Krok czwarty: podsumowanie

Ostatni ekran to potwierdzenie z napisem „Zgłoszenie wysłane” i pełnym rozliczeniem: te same pozycje, co w koszyku, suma, kilometry w cenie, kaucja i adnotacja, że warunki wynajmu zostały zaakceptowane, z datą i adresem e-mail. Jest też przycisk „Drukuj”, bo ten ekran jest przygotowany pod wydruk albo zapis do pliku.

Płatność następuje przy odbiorze, kartą albo gotówką. Formularz nie pobiera przedpłaty i nie blokuje środków na karcie.

Co dzieje się po wysłaniu zgłoszenia

Zgłoszenie trafia do nas i kontaktujemy się z Tobą: mailem albo telefonicznie. W tej rozmowie potwierdzamy dostępność konkretnego egzemplarza, podajemy cenę za całość najmu i domawiamy szczegóły odbioru. Dopiero to potwierdzenie oznacza, że auto czeka.

Cena za całość, a nie za dobę, jest tu istotna. Przy progach cenowych łatwo pomylić się w rachunku, a suma podana przed podpisaniem umowy jest tą, która pojawi się na fakturze. Nie doliczamy opłaty przygotowawczej – pierwsza doba kosztuje tyle, ile mówi cennik.

Co ustalić przy okazji

Część spraw wygodniej dopowiedzieć w rozmowie albo w uwagach niż wyklikać w formularzu.

Foteliki dziecięce. Podaje się wzrost i masę dziecka, bo od nich zależy dobór fotelika albo podstawki i jej zgodność z homologacją. Zgodność fotelika z konkretnym miejscem w aucie potwierdzamy przed wydaniem.

Dodatkowy kierowca. Autem może kierować osoba wskazana w umowie albo upoważniona przez najemcę na piśmie. Każdy kierowca musi mieć ukończone 21 lat i prawo jazdy od co najmniej dwóch lat. Lepiej wpisać wszystkich, którzy mogą wsiąść za kierownicę, niż jednego, który planowo prowadzi.

Wyjazd za granicę. Jest możliwy, ale wymaga naszej wcześniejszej pisemnej zgody. Zgłoszenie go już na etapie rezerwacji daje nam czas na przygotowanie dokumentów, a w razie potrzeby Zielonej Karty. Kierunki spoza Unii Europejskiej ustalamy indywidualnie dla każdej trasy.

Rozszerzenie ubezpieczenia. Każde auto ma OC i AC, czyli autocasco, w cenie. Na życzenie, za dopłatą, można rozszerzyć ochronę o CDW lub LDW. Bez rozszerzenia udział własny przy szkodzie objętej polisą wynosi 2 000 zł netto dla szkód częściowych i 4 000 zł netto dla szkody całkowitej lub kradzieży.

Odbiór poza siedzibą. Przy późnych lotach i nocnych przypłynięciach promu podaj numer rejsu albo godzinę lądowania, bo od niej liczy się realny czas spotkania, a nie od rozkładu.

Kto może wynająć auto

Podstawowe wymagania wobec kierowcy to ukończone 21 lat i prawo jazdy od co najmniej 2 lat. Dostępność konkretnego auta w danym terminie oraz pełne warunki umowy potwierdzamy przed jej zawarciem.

Nie sprawdzamy zdolności kredytowej ani zadłużenia w ogólnopolskich bazach danych, takich jak BIK. Formularz nie pyta o dochody ani o historię kredytową.

Odbiór auta

Do podpisania umowy potrzebne są prawo jazdy i drugi dokument tożsamości, czyli dowód osobisty lub paszport. Umowa i przegląd auta zajmują do piętnastu minut.

Kaucja wynosi 1 000 zł za większość pojazdów z floty, 2 000 zł za busy i Tiguana oraz 4 000 zł za Touarega i BMW X3 M40i; jej wysokość widać w koszyku przy wybranym aucie. Jeśli kierowca nie ukończył 25 lat, może być dwukrotnie wyższa. Można ją wpłacić gotówką – karta kredytowa nie jest potrzebna i nie blokujemy na niej środków. Kaucję wpłaconą kartą lub przelewem zwracamy w ciągu 7 dni od zwrotu auta i podpisania protokołu bez uwag.

Przy odbiorze spisujemy protokół: stan licznika, poziom paliwa, wyposażenie i stan nadwozia. To moment na własne zdjęcia auta z czterech stron, z bliska tam, gdzie widać rysy.

Gdy plany się zmienią

Zamiar przedłużenia lub skrócenia najmu prosimy zgłosić najpóźniej na 48 godzin przed końcem umowy. Wystarczy SMS lub mail z numeru bądź adresu podanego w umowie. Przy przedłużeniu może zmienić się próg cenowy, więc podajemy nową cenę za całość.

W sezonie przedłużenie bywa niemożliwe, jeśli auto jest zarezerwowane przez kogoś innego. Wtedy szukamy zamiennika z dostępnych.

Czego formularz nie zastąpi

Rezerwacja online jest wygodna, ale przy nietypowych sytuacjach telefon działa szybciej. Nietypowe sytuacje to na przykład: odbiór o czwartej rano, komplet pasażerów z bagażem na dwa tygodnie, wyjazd poza Unię Europejską, wynajem na trzy miesiące dla firmy.

Numer: 515 405 005. Formularz jest w zakładce Rezerwacja, a pełna flota z cennikiem w zakładkach Samochody i Busy 9-osobowe.