Przedłużenie wynajmu samochodu. Kiedy zgłosić i jak wygląda rozliczenie

Plany zmieniają się w trakcie wyjazdu częściej, niż zakładamy przy rezerwacji. Warsztat czeka na część, spotkanie przesuwa się o dwa dni, pogoda w górach jest lepsza, niż przewidywano. Przedłużenie najmu jest w takiej sytuacji formalnością, o ile zgłosisz je we właściwym momencie.

Zasada podstawowa: 48 godzin

Zamiar przedłużenia lub skrócenia najmu prosimy zgłosić najpóźniej na 48 godzin przed końcem umowy. Wystarczy SMS lub mail z numeru bądź adresu podanego w umowie.

Dwie doby mają praktyczne uzasadnienie. Auto, którym jedziesz, może być zarezerwowane na dzień po Twoim zwrocie przez kogoś innego, a jeśli tak jest, musimy zdążyć przygotować dla niego inny pojazd albo uprzedzić go o zmianie. Przy zgłoszeniu z dwudniowym wyprzedzeniem da się to zrobić prawie zawsze. Przy telefonie w dniu zwrotu – czasem nie da się wcale.

Zgłoszenie musi przyjść z numeru albo adresu podanego w umowie. To jest zabezpieczenie po obu stronach: potwierdza, że przedłużenia chce najemca, a nie ktoś, kto akurat siedzi za kierownicą.

Co napisać w zgłoszeniu

W zgłoszeniu podaj numer umowy albo numer rejestracyjny auta, nową datę i godzinę zwrotu oraz imię i nazwisko najemcy.

Przykład: „Umowa 1234, Jan Kowalski. Proszę o przedłużenie najmu do czwartku 28 sierpnia do godziny 16:00.” Odpowiedź z potwierdzeniem i nową kwotą dostaniesz zwrotnie.

Nie zakładaj, że przedłużenie jest przyjęte, dopóki nie dostaniesz odpowiedzi. Sam SMS wysłany przez Ciebie nie jest jeszcze potwierdzeniem przedłużenia – umowa zmienia się dopiero wtedy, gdy potwierdzimy nowy termin.

Jak zmienia się cena

Stawka za dobę spada wraz z długością najmu. Progi wyglądają tak: 1 doba, 2–3 dni, 4–7 dni, 8–14 dni, 15–30 dni. Od 31 dni warunki ustalamy indywidualnie.

Przy przedłużeniu obowiązuje próg odpowiadający całkowitej, ostatecznej długości najmu, a nie ten, w którym umowa zaczynała. To zwykle działa na korzyść najemcy.

Przykład na Skodzie Octavii IV kombi. Najem na 6 dni to próg 4–7 dni, czyli 155 zł za dobę, razem 930 zł. Przedłużenie do 9 dni przenosi całość do progu 8–14 dni, czyli 145 zł za dobę, razem 1305 zł. Trzy dodatkowe doby kosztują 375 zł, mimo że stawka w poprzednim progu wynosiła 155 zł za dobę – bo obniżka objęła też sześć dób już przejechanych.

Ta sama zasada dotyczy busa. Renault Trafic III kosztuje 240 zł za dobę przy najmie 4–7 dni i 220 zł przy 8–14 dniach. Przedłużenie z siedmiu dni do dziesięciu obniża stawkę dla całego okresu.

Przy dłuższych umowach rozliczamy się miesięcznie, do 10 dnia każdego miesiąca, na podstawie faktury. Przy najmie krótszym niż dwa tygodnie czynsz płatny jest z góry, w dniu podpisania umowy, a przy przedłużeniu dopłata rozliczana jest w momencie potwierdzenia nowego terminu.

Skrócenie najmu działa odwrotnie

Tu zasada 48 godzin jest równie ważna, a skutek finansowy odwrotny. Najpierw jednak trzeba uzgodnić samo skrócenie: wcześniejsze oddanie kluczyków nie jest równoznaczne z tym, że umowa skraca się sama, i nie daje automatycznego prawa do zwrotu części czynszu. Zgłoś skrócenie w tym samym trybie co przedłużenie i poczekaj na nasze potwierdzenie.

Jeżeli skrócenie zostanie uzgodnione, czynsz liczymy według faktycznego okresu najmu (OWU § 5), a to znaczy, że najem przechodzi do niższego progu i stawka za dobę rośnie. Przykład na tej samej Octavii: najem na 10 dni to 145 zł za dobę, razem 1450 zł. Po uzgodnionym skróceniu do 6 dni całość wpada do progu 4–7 dni, czyli 155 zł za dobę, razem 930 zł. Oddajesz auto o cztery dni wcześniej, a płacisz nie 580 zł mniej, tylko 520 zł mniej, bo stawka wróciła do wyższej.

To ten sam cennik, czytany od drugiej strony – ta sama mechanika, która przy przedłużeniu daje obniżkę.

Co przy spóźnionym zwrocie bez zgłoszenia

Spóźnienie ze zwrotem do 2 godzin nie wiąże się z dodatkową opłatą. Powyżej 2 godzin doliczamy kolejną dobę najmu.

To znaczy, że oddanie auta 1 godzinę i 50 minut po terminie nie kosztuje nic, a oddanie 2 godziny i 10 minut po terminie kosztuje pełną dobę. Przy Passacie w progu 4–7 dni to 155 zł za dwadzieścia minut różnicy.

Doliczona doba nie zmienia przy tym progu cenowego całego najmu, bo to nie jest przedłużenie, tylko naliczenie kolejnej rozpoczętej doby.

Dlatego jeśli wiesz w trasie, że nie zdążysz, zadzwoń. Przy uprzedzeniu z wyprzedzeniem czasem da się przesunąć godzinę zwrotu bez naliczania doby – zależy to od tego, czy auto jest zarezerwowane dalej.

Typowe sytuacje przy przedłużeniu

Naprawa własnego auta się przeciąga. Warsztat mówi „jeszcze tydzień” i to jest moment na zgłoszenie, a nie dzień przed zwrotem. Przy przejściu z progu 4–7 na 8–14 dni obniżka obejmie cały okres.

Delegacja wydłuża się o dwa dni. Zgłoś to z firmowego adresu podanego w umowie, żeby faktura zgadzała się z rozliczeniem wyjazdu. Do każdego wynajmu wystawiamy fakturę VAT.

Awaria auta w trasie. To osobna ścieżka. Awarię albo kolizję zgłasza się od razu telefonicznie, a koszty i dalsze kroki ustala się według OWU. Nie zgłaszaj tego jako przedłużenia – zadzwoń pod 515 405 005.

Kiedy przedłużenie nie jest możliwe

Zdarza się, choć rzadko. Powód jest zwykle ten sam: auto jest zarezerwowane przez kolejnego najemcę i termin wydania został potwierdzony.

W takiej sytuacji zwykle proponujemy zamianę na inny model z floty na pozostałe dni. Oznacza to przejazd do Gdyni albo podstawienie auta pod wskazany adres w Gdyni, Gdańsku i Sopocie oraz podpisanie nowej umowy. Formalności zajmują do 15 minut.

Ta zamiana to nowa umowa, więc progi cenowe liczą się dla niej od nowa. Przy dłuższych najmach ma to znaczenie i lepiej porozmawiać o tym przy zgłoszeniu, a nie w dniu wymiany.

Im wcześniej wiemy o zmianie planów, tym większa szansa, że zostaniesz przy tym samym aucie. Dwie doby to minimum z umowy, ale telefon tydzień wcześniej daje nam zapas na ułożenie grafiku.

Przedłużenie a wyjazd za granicę

Jeśli przy okazji przedłużenia zmieniają się plany podróży i chcesz przekroczyć granicę, zgłoś to osobno. Wyjazd za granicę wymaga naszej wcześniejszej pisemnej zgody, a w razie potrzeby przygotowujemy Zieloną Kartę.

Przedłużenie najmu nie jest jednocześnie zgodą na wyjazd. To dwie różne sprawy i obie trzeba załatwić przed wyruszeniem.

Krótko, dla przypomnienia

Zgłoszenie na 48 godzin przed końcem umowy, SMS-em albo mailem z numeru z umowy. W treści numer umowy, nowy termin, imię i nazwisko. Czekaj na potwierdzenie. Przedłużenie obniża stawkę za dobę dla całego okresu, skrócenie ją podnosi, a spóźnienie powyżej dwóch godzin kosztuje pełną dobę.

Progi cenowe dla każdego modelu znajdziesz w zakładce samochody i busy, a zasady najmu w ważnych informacjach.