Bus 9-osobowy na wyjazd integracyjny. Jak firmy z Trójmiasta organizują dojazd

Wyjazd integracyjny zaczyna się i kończy transportem, a to właśnie transport najczęściej rozjeżdża harmonogram. Ośmioosobowy zespół w czterech prywatnych autach dojeżdża na miejsce w rozrzucie półtorej godziny, część nie może pić, część nie zna drogi, a rozliczenie kilometrówki zajmuje potem księgowości osobną porcję pracy. Jeden bus – osiem osób plus kierowca z zespołu – porządkuje to za jednym razem.

Typowe scenariusze

Przyjmijmy trzy typowe układy wyjazdu firmowego.

Pierwszy to warsztaty albo sesja planistyczna poza biurem: zespół wyjeżdża rano do ośrodka pod Kartuzami albo nad jezioro, pracuje przez dzień i wraca wieczorem. Bus jest wynajmowany na jedną dobę, prowadzi go ktoś z zespołu, a firma płaci za wynajem i paliwo.

Drugi to weekend integracyjny z aktywnościami: kajaki na Raduni albo Wdzie, park linowy, wieczór przy ognisku, nocleg. Bus jedzie na dwie albo trzy doby i stoi na miejscu, obsługując przejazdy między noclegiem a punktami programu.

Trzeci to wyjazd na konferencję albo targi w innym mieście. Zespół jedzie razem zamiast kupować bilety kolejowe albo rozliczać przejazdy prywatnymi autami, a bus służy potem do dojazdów z hotelu na teren imprezy.

W każdym z tych układów argument jest ten sam: jeden pojazd, jedna faktura, jedno miejsce zbiórki i wspólny czas na trasie zamiast rozjazdu prywatnymi autami.

Kto prowadzi

Busy wynajmujemy bez kierowcy. Za kierownicą siada osoba wpisana do umowy, która ma ukończone 21 lat i prawo jazdy kategorii B od co najmniej dwóch lat. Kategoria D nie jest potrzebna, bo bus 9-osobowy ma dopuszczalną masę całkowitą do 3,5 tony.

Wygodny jest układ z dwoma kierowcami wpisanymi do umowy. Jeden prowadzi w jedną stronę, drugi w drugą, a przy wyjeździe z alkoholem wieczorem jest ktoś, kto z góry wie, że rano wraca. Dopisanie drugiego kierowcy odbywa się przy podpisywaniu umowy i wystarczy podać jego dane.

Osoba spoza umowy nie może prowadzić pojazdu. Oddanie kluczyków komuś, kto nie jest wpisany, w razie szkody robi się poważnym problemem po stronie odpowiedzialności. Jeżeli w trakcie wyjazdu okaże się, że potrzebny jest trzeci kierowca, wystarczy telefon i pisemne upoważnienie, ale musi to być zrobione przed jazdą.

Kaszuby, czyli najczęstszy kierunek

Z Gdyni na Kaszuby jest blisko, a ośrodków z salą i noclegiem jest tam sporo – stąd popularność tego kierunku przy wyjazdach firmowych.

Miejsce	Odległość z Gdyni	Czas przejazdu
Kartuzy	około 40 km	45 min
Chmielno	około 50 km	1 h
Wieżyca	około 60 km	1 h 10 min
Kościerzyna	około 70 km	1 h 15 min
Wdzydze Kiszewskie	około 90 km	1 h 30 min

Trasa prowadzi drogą krajową numer 20 przez Żukowo albo drogą wojewódzką 218 przez Chwaszczyno. Obie są jednojezdniowe, z ruchem lokalnym, i w piątkowe popołudnia potrafią stanąć na wyjeździe z Gdyni. Wyjazd przed czternastą albo po osiemnastej oszczędza pół godziny.

Spływy kajakowe organizuje się najczęściej na Raduni w okolicach Ostrzyc i Goręczyna oraz na Wdzie i Brdzie w Borach Tucholskich. Przy kajakach istotna jest jedna rzecz logistyczna: uczestnicy kończą spływ kilkanaście kilometrów niżej niż zaczęli, więc ktoś musi przewieźć pojazd. Firmy organizujące spływy zwykle biorą to na siebie, ale trzeba ustalić szczegóły, zanim bus zostanie zaparkowany przy starcie.

Bagaż na spływ to rzeczy mokre. W busie przydaje się kilka worków foliowych i mata albo koc na podłogę bagażnika, bo dziewięć par mokrych butów zostawia po sobie ślad, a pojazd zwraca się w takim stanie, w jakim został wydany.

Bagaż i sprzęt

Przy komplecie dziewięciu osób przestrzeń za trzecim rzędem foteli jest wąska. Na wyjazd jednodniowy to bez znaczenia, na weekend z materiałami warsztatowymi, sprzętem nagłośnieniowym albo gadżetami firmowymi – już tak.

Jeśli zespół jedzie w mniejszym składzie, przestrzeń bagażową powiększa układ bez ostatniego rzędu – zostaje wtedy sześć miejsc razem z kierowcą, a miejsca na sprzęt robi się kilkukrotnie więcej. Konfigurację foteli ustala się przy rezerwacji, bo zmienia się ją przed wydaniem pojazdu, a nie na parkingu.

Rzeczy ciężkie – skrzynie ze sprzętem, opakowania zbiorcze materiałów – ładuje się nisko i blisko oparcia trzeciego rzędu, nie pod sufit. Bus ma wysoko położony środek ciężkości i źle znosi ciężar zawieszony wysoko z tyłu.

Faktura i rozliczenie

Do każdego wynajmu wystawiamy fakturę VAT, a podane ceny zawierają już podatek. Upraszcza to rozliczenie: zamiast zbierania oświadczeń o przebiegu pojazdów prywatnych i liczenia stawek za kilometr, firma dostaje jeden dokument za wynajem i paragony za paliwo.

Przy najmie krótszym niż dwa tygodnie czynsz płatny jest z góry, w dniu podpisania umowy. Przy dłuższych umowach rozliczamy się miesięcznie, do dziesiątego dnia każdego miesiąca. Kaucja za busa wynosi 2 000 zł i można ją zostawić gotówką – nie wymagamy karty kredytowej i nie blokujemy na niej środków.

Nie sprawdzamy przy tym zdolności kredytowej ani zadłużenia w bazach danych, co dla młodych firm bywa istotne, bo przy leasingu czy kredycie taka weryfikacja jest standardem.

Kwestie podatkowe – co i w jakim zakresie firma odliczy – zależą od sposobu wykorzystania pojazdu i formy rozliczenia, więc to pytanie do własnej księgowości, nie do wypożyczalni.

Kiedy jeden bus to za mało

Ośmiu pasażerów to granica, która wygląda inaczej na papierze i w praktyce. Zespół dwunastoosobowy to już dwa busy albo bus plus samochód osobowy. Ten drugi układ bywa wygodniejszy, bo daje na miejscu elastyczność: ktoś musi dojechać po zapomniany sprzęt, ktoś wraca wcześniej, ktoś dołącza dzień później.

Przy większych wyjazdach, powyżej dwudziestu osób, sensowniejsza bywa umowa na kilka pojazdów naraz. Modele i czas najmu dobieramy pod to, jak faktycznie wygląda program wyjazdu, a jednorazowe potrzeby – konferencje, firmowe wyjazdy, przewóz zespołu na miejsce – obsługujemy tak samo jak najem stały.

Zwrot

Bus oddaje się z takim poziomem paliwa, z jakim został wydany, i w stanie czystości odpowiadającym normalnemu użytkowaniu. Po weekendzie z ogniskiem i kajakami przejechanie odkurzaczem po podłodze zajmuje chwilę i oszczędza rozmowy przy protokole.

Spóźnienie do dwóch godzin nie kosztuje nic, powyżej dwóch godzin dochodzi kolejna doba. Jeśli wyjazd się przedłuża, zgłoszenie robi się najpóźniej 48 godzin przed końcem umowy.

Dostępne busy, konfiguracje siedzeń i ceny za dobę w poszczególnych progach są w zakładce busy, a warunki najmu dla firm opisujemy w sekcji dla firm.