Delegacja samochodem z wypożyczalni. Jak to rozliczyć i co zapisać w umowie

Pracownik jedzie na trzy dni do Poznania. Może wziąć własne auto i rozliczyć kilometrówkę, może pojechać firmowym, albo można wynająć samochód na te trzy dni. Trzecia droga jest najprostsza w papierach, bo cały koszt sprowadza się do jednej faktury. Poniżej to, co ustalić przed wyjazdem i co zapisać w umowie, żeby rozliczenie nie wróciło po miesiącu z pytaniami.

Dlaczego kilometrówka tu nie działa

Ewidencja przebiegu pojazdu, potocznie kilometrówka, dotyczy sytuacji, w której pracownik używa do celów służbowych pojazdu niebędącego własnością pracodawcy – najczęściej własnego. Rozlicza się wtedy stawkę za kilometr.

Przy aucie z wypożyczalni mechanizm jest inny: firma ponosi koszt najmu i dostaje fakturę VAT. Kosztem jest czynsz najmu i paliwo, udokumentowane fakturami, a nie iloczyn kilometrów i stawki. Który wariant jest korzystniejszy podatkowo i jak zaksięgować VAT, zależy od tego, czy auto służy wyłącznie działalności i jaką ewidencję prowadzi firma. To pytanie do księgowości, bo przepisy w tym zakresie zmieniały się kilkukrotnie. Różnicę robi też to, kto zawiera umowę: inaczej wygląda najem wzięty przez firmę na siebie, a inaczej najem opłacony przez pracownika i zwrócony mu później.

Faktura za najem nie zamyka rozliczenia delegacji. Obok niej zostaje polecenie wyjazdu służbowego, rozliczenie diet i noclegów pracownika oraz dokumenty kosztów drogowych: paliwa, opłat za autostrady i parkingi. Który komplet dokumentów jest potrzebny w konkretnej firmie i jak go zaksięgować, potwierdza księgowa.

Nam pozostaje część, na którą mamy wpływ: dokumenty i zapisy w umowie.

Jakie dokumenty dostajesz od nas

Do każdego wynajmu wystawiamy fakturę VAT, a podane ceny zawierają podatek. Przy najmie krótszym niż dwa tygodnie czynsz jest płatny z góry, w dniu podpisania umowy. Przy dłuższych umowach rozliczamy się miesięcznie, do dziesiątego dnia każdego miesiąca.

Poza fakturą zostaje umowa najmu i protokół wydania. Protokół zawiera stan licznika i poziom paliwa przy wydaniu, a przy zwrocie te same dane na koniec. To komplet, który wystarcza do udokumentowania wyjazdu: kto, czym, kiedy i ile przejechał.

Paliwo

Auto oddaje się z takim samym poziomem paliwa, z jakim zostało wydane. Jeśli paliwa będzie mniej, doliczamy dwukrotność wartości brakującej ilości. Najprościej zatankować do tego samego poziomu tuż przed zwrotem i zachować paragon albo fakturę.

Dla rozliczenia delegacji ma to praktyczne znaczenie: paliwo kupuje pracownik lub firma i to jest osobny koszt, udokumentowany osobno. Jeśli tankowanie ma trafić na fakturę firmową, trzeba poprosić o nią na stacji od razu – po fakcie bywa to niewykonalne.

Przy dłuższych trasach sensowna jest jedna zasada: tankować na stacjach z fakturą i zbierać dokumenty w jednym miejscu, nie po kieszeniach.

Kto może prowadzić

Autem może kierować osoba wskazana w umowie albo osoba upoważniona przez najemcę na piśmie. Każdy kierowca musi mieć ukończone 21 lat i prawo jazdy od co najmniej dwóch lat.

Jeśli w delegację jadą dwie osoby i mają się zmieniać za kierownicą, obie wpisuje się do umowy przy jej podpisywaniu. To chwila przy podpisywaniu umowy, a przy szkodzie różnica bywa bardzo kosztowna. Oddanie kierownicy komuś spoza umowy oznacza jazdę bez podstawy do korzystania z pojazdu, ze wszystkimi konsekwencjami przy zdarzeniu drogowym.

Przy delegacji firmowej wygodnie jest wpisać do umowy wszystkich pracowników, którzy realnie mogą wsiąść za kierownicę, nawet jeśli plan przewiduje jednego kierowcę. Plany się zmieniają na miejscu.

Wyjazd za granicę

Wyjazd za granicę jest możliwy, ale wymaga naszej wcześniejszej pisemnej zgody. Prosimy zgłosić go przed wyruszeniem, żebyśmy przygotowali dokumenty, a w razie potrzeby Zieloną Kartę. Kierunki spoza Unii Europejskiej ustalamy indywidualnie dla każdej trasy.

Praktycznie oznacza to jeden telefon albo mail przy rezerwacji, z podaniem krajów i dat. Zgłoszenie tego dopiero przy odbiorze auta bywa możliwe, ale przy wyjeździe poza Unię trzeba liczyć się z tym, że dokumenty nie powstaną od ręki.

Do delegacji zagranicznej dochodzą jeszcze winiety i opłaty drogowe, kupowane przez kierowcę na własną rękę. W Czechach, Austrii, Słowacji i na Węgrzech obowiązują winiety elektroniczne, kupowane online albo na stacji przy granicy. Kwoty zmieniają się co roku, więc ceny sprawdza się bezpośrednio u operatora systemu przed wyjazdem.

Mandaty

Mandat za wykroczenie popełnione w trakcie najmu obciąża kierowcę. Jeżeli zdjęcie z fotoradaru albo wezwanie trafia do nas jako do właściciela pojazdu, wskazujemy najemcę zgodnie z umową. Opłata za parking pominięta podczas trzydniowej delegacji potrafi więc wrócić kilka tygodni później, do osoby, która ją pominęła.

Łatwo o to w strefach płatnego parkowania w dużych miastach, gdzie sobota bywa dniem płatnym, a przyjezdny zakłada, że nie jest.

Zwrot i rzeczy, które zamykają sprawę

Zamiar przedłużenia lub skrócenia najmu prosimy zgłosić najpóźniej na 48 godzin przed końcem umowy. Wystarczy SMS lub mail z numeru bądź adresu podanego w umowie. Przy delegacjach termin bywa ruchomy, więc licz to od umówionej godziny zwrotu: jeżeli auto ma wrócić w piątek o dwunastej, zgłoszenie powinno do nas dotrzeć najpóźniej w środę o dwunastej.

Spóźnienie ze zwrotem do 2 godzin nie wiąże się z dodatkową opłatą. Powyżej 2 godzin doliczamy kolejną dobę najmu.

Kaucja zależy od auta i zaczyna się od 1 000 zł, a wpłaconą kartą lub przelewem zwracamy w ciągu 7 dni od zwrotu auta i podpisania protokołu bez uwag. Wysokość kaucji dla konkretnego modelu oraz pozostałe warunki najmu zebraliśmy na stronie ważne informacje.

Lista do skopiowania przed wyjazdem

• Termin i model auta ustalone, potwierdzenie od nas na piśmie.
• Wszyscy potencjalni kierowcy wpisani do umowy, z datami wydania prawa jazdy.
• Zgłoszony wyjazd za granicę, jeśli trasa wychodzi poza Polskę.
• Dane do faktury VAT podane przy rezerwacji, nie przy zwrocie.
• Ustalone, kto płaci za paliwo i czy potrzebna jest faktura ze stacji.
• Zdjęcia auta przy odbiorze, razem ze stanem licznika i poziomem paliwa.
• Znany numer telefonu do nas na wypadek awarii oraz zasada: przy kolizji policja, dane sprawcy, numer polisy OC i zgłoszenie do nas w ciągu 24 godzin.

Kiedy zamiast pojedynczych delegacji lepszy jest najem miesięczny

Jeśli w firmie wychodzą trzy albo cztery wyjazdy w miesiącu, każdy po kilka dni, suma krótkich najmów bywa wyższa niż jeden najem w progu piętnaście do trzydziestu dni. Progi cenowe działają na korzyść dłuższego okresu, a od 31 dni stawkę ustalamy indywidualnie.

Warunki dla firm i formy najmu opisaliśmy w zakładce Dla firm. O doborze auta pod konkretny sposób jeżdżenia pisaliśmy w tekście o aucie dla handlowca.