Flota na sezon. Jak hotele i firmy eventowe z Trójmiasta wynajmują busy

Sezon w Trójmieście zaczyna się w maju i kończy we wrześniu, a w tym czasie transport gości staje się codzienną pozycją w grafiku. Przyjmijmy hotel z osiemdziesięcioma pokojami, który wozi gości na lotnisko kilka razy dziennie, i firmę eventową obsługującą konferencję na sto osób, z dowozem części uczestników z terminala do Sopotu. Ani jedni, ani drudzy nie kupują busów, bo przez pozostałe siedem miesięcy stałyby na parkingu. Umowa sezonowa układa się zwykle wokół kilku ustaleń.

Czym jest bus 9-osobowy w tym kontekście

Renault Trafic i Volkswagen Caravelle T6.1 mają dziewięć miejsc razem z kierowcą i dopuszczalną masę całkowitą do 3,5 tony. Do prowadzenia wystarcza prawo jazdy kategorii B.

Czy do konkretnego modelu usługi stosują się przepisy o transporcie drogowym, to osobna sprawa i nie rozstrzyga jej sam brak oddzielnej opłaty za przejazd. Znaczenie mają między innymi zakres wpisanej działalności, kategoria przewozu i to, jak przejazd jest sprzedawany gościowi. Hotel wożący własnych gości w ramach usługi hotelowej to inna sytuacja niż firma sprzedająca przejazd jako oddzielną usługę – i inaczej wygląda jeszcze przewóz wykonywany dla podmiotu trzeciego. Kwalifikację swojego przypadku ustal z prawnikiem albo księgowością, zanim ułożysz grafik. My wynajmujemy pojazd; ocena charakteru przewozu leży po stronie najemcy.

Typowe scenariusze

Transfery lotniskowe. Lotnisko w Gdańsku leży około trzydziestu pięciu kilometrów od Gdyni i dwunastu od centrum Gdańska. Przejazd z Gdyni zajmuje trzydzieści do czterdziestu minut, z Sopotu dwadzieścia pięć. Jeden bus obsługuje w ciągu dnia kilka kursów, jeśli grafik jest ułożony pod godziny lądowań, a nie pod życzenia.

Konferencje i szkolenia. Uczestnicy przylatują w jednym oknie czasowym, potem przez trzy dni jeżdżą między hotelem a salą, a na koniec wracają na lotnisko. Zapotrzebowanie skupia się w dwóch dniach i praktycznie zanika w środku.

Wesela i imprezy w hotelach. Dowóz gości wieczorem i odwożenie w nocy albo rano. Tu decyduje elastyczność godzin, nie liczba kilometrów.

Wycieczki fakultatywne. Hotel organizuje gościom wyjazd na Hel, Kaszuby albo do Malborka. Jeden bus zamiast trzech taksówek i jedno miejsce parkingowe zamiast trzech, co na mierzei w lipcu jest realną przewagą.

Umowa na sezon

Zakres ustalamy indywidualnie. Przy najmie sezonowym rozmowa dotyczy zwykle czterech rzeczy.

Liczba pojazdów i okres. Dwa busy od maja do września to inna wycena niż jeden bus na dwa tygodnie w lipcu. Jeśli w szczycie potrzebne są trzy, a poza nim jeden, można rozłożyć to na dwie umowy o różnej długości.

Przewidywany przebieg. Transfery lotniskowe to setki kilometrów tygodniowo. Podanie realnej liczby na starcie jest tańsze niż korekta na końcu.

Kierowcy. Autem może kierować osoba wskazana w umowie albo upoważniona przez najemcę na piśmie; warunki dla kierowcy zebraliśmy w ważnych informacjach. W hotelu, gdzie za kierownicę siada pięć różnych osób z recepcji i obsługi, wszystkich wpisuje się do umowy.

Sposób rozliczenia. Do każdego wynajmu wystawiamy fakturę VAT. Przy umowach dłuższych rozliczamy się miesięcznie, do dziesiątego dnia każdego miesiąca. Przy najmie krótszym niż dwa tygodnie czynsz jest płatny z góry.

Co jest po naszej stronie

Serwis i przeglądy prowadzimy sami, mamy własny warsztat i podstawową stację kontroli pojazdów. Auto ma OC i AC, czyli autocasco, w cenie, na życzenie i za dopłatą rozszerzenie o CDW lub LDW.

Jeśli bus się zepsuje albo dojdzie do kolizji, zgłoś to od razu telefonicznie do nas i dalej postępuj według naszych wskazówek. Koszty i dalsze kroki ustala się według OWU. Warto pamiętać, że nawet doba przestoju potrafi zerwać harmonogram transferów. Jeśli transfer musi się odbyć bez względu na wszystko, umów przed sezonem awaryjnego przewoźnika albo uzgodnij z nami konkretny pojazd na zastępstwo – zamiast zakładać ciągłość z automatu.

Kaucja za busa wynosi 2 000 zł. Karta kredytowa nie jest potrzebna i nie blokujemy na niej środków; kaucję wpłaconą kartą lub przelewem zwracamy w ciągu 7 dni od zwrotu pojazdu i podpisania protokołu bez uwag. Nie sprawdzamy zdolności kredytowej ani zadłużenia w BIK, co dla firmy sezonowej bywa istotne, bo zimą bilans wygląda inaczej niż latem.

Rzeczy, które wychodzą dopiero w praktyce

Wysokość busa. Bus 9-osobowy jest wyraźnie wyższy od osobówki i przy belkach ograniczających wjazd do parkingów podziemnych bywa na styk albo w ogóle się nie mieści. Wysokość zależy od modelu, wersji i relingów, więc weź ją z dowodu rejestracyjnego konkretnego pojazdu i porównaj z belką przy wjeździe. Przy transferach pod hotel w centrum Gdańska sprawdza się to raz, przed sezonem, a nie w środku nocy z gośćmi na pokładzie.

Bagaż. Przy dziewięciu osobach i pełnym komplecie foteli miejsce za ostatnim rzędem starcza na kilka sztuk bagażu podręcznego, nie na dziewięć dużych walizek. Do transferów lotniskowych z pełnym obłożeniem planuje się osiem osób plus bagaż albo dwa kursy.

Foteliki. Jeśli hotel wozi rodziny z dziećmi, foteliki i podstawki trzeba mieć przygotowane i przypisane do pojazdu. Odpowiedzialność za przewóz dziecka spoczywa na kierowcy.

Grafik i klucze. W hotelu, w którym jeździ pięciu kierowców, częstszym kłopotem niż awaria jest brak informacji, kto ostatni tankował i gdzie zostawił klucze. Zeszyt przy recepcji z godziną, kierowcą i stanem paliwa rozwiązuje większość sytuacji spornych.

Paliwo. Auto oddaje się z takim poziomem paliwa, z jakim zostało wydane. Przy umowie sezonowej ten zapis dotyczy końca najmu, ale w codziennej pracy floty rozsądniej jest ustalić stałą zasadę wewnętrzną: kto zjeżdża poniżej ćwierci baku, ten tankuje.

Kiedy sezonowa umowa nie ma sensu

Jeśli busy są potrzebne przez cztery weekendy w roku, tańszy jest wynajem krótkoterminowy w progach dobowych. Progi działają na korzyść dłuższego najmu, ale przy czterech osobnych trzydniowych wynajmach nie ma czego łączyć.

Jeśli natomiast bus jeździ codziennie od maja do września, umowa sezonowa jest zwykle tańsza i prostsza w obsłudze niż seria krótkich najmów, bo znika powtarzana co tydzień procedura wydania i zwrotu.

Jak ustalić warunki

Do rozmowy o stawce wystarczą cztery liczby: ile busów, na jaki okres, ile kilometrów miesięcznie i ilu kierowców. Odpowiadamy stawką i terminem dostępności. Busy wydajemy w Gdyni przy ul. Bolesława Krzywoustego 4 albo podstawiamy pod adres hotelu w Trójmieście, na lotnisko i pod terminal Stena Line.

Flota busów i warunki dla firm są w zakładkach Busy 9-osobowe i Dla firm.