Wynajem busa z kierowcą czy bez? Co się bardziej opłaca przy wyjeździe grupowym

Grupa, która nie mieści się w jednym aucie osobowym, ma dwie drogi: wynająć busa i prowadzić samodzielnie albo zamówić przewoźnika, który przyjedzie z kierowcą. Najpierw trzeba policzyć głowy. Bus 9-osobowy ma dziewięć miejsc razem z kierowcą, więc przy wynajmie bez kierowcy jedzie dziewięcioro uczestników, a z kierowcą zawodowym – ośmioro. Dziewięcioosobowa grupa plus kierowca to już dziesięć osób i wymaga większego pojazdu albo drugiego auta. W dalszej części porównujemy oba warianty dla grupy ośmiu uczestników.

Dwie różne umowy

Wynajem pojazdu to najem: bus zostaje do dyspozycji na określony czas, płaci się za dobę, tankuje i prowadzi samodzielnie. Odpowiedzialność za pojazd jest po stronie najemcy, stąd kaucja i warunki dotyczące kierowców.

Przewóz z kierowcą to usługa transportowa. Płaci się za trasę albo za czas pracy kierowcy, pojazd zostaje pod kontrolą przewoźnika, a ryzyko za niego jest po jego stronie. Wykonywanie takiego przewozu zarobkowo wymaga licencji na krajowy transport drogowy osób, a przy przewozach międzynarodowych dodatkowych uprawnień.

To rozróżnienie ma praktyczne skutki. Wynajmując bus, nie można powierzyć kierownicy przypadkowej osobie i wziąć od pasażerów pieniędzy za przejazd – to byłby już przewóz zarobkowy bez uprawnień. Można natomiast podzielić koszty wyjazdu między uczestników, bo dzielenie się kosztami wspólnej podróży nie jest działalnością przewozową.

Nasze busy wynajmujemy bez kierowcy. Prowadzi osoba wpisana do umowy.

Kto może prowadzić wynajęty bus

Warunki są proste: ukończone 21 lat i prawo jazdy kategorii B od co najmniej dwóch lat. Kategoria D nie jest potrzebna, bo bus 9-osobowy ma dopuszczalną masę całkowitą do 3,5 tony i jest zarejestrowany jako pojazd osobowy kategorii M1, nie jako autobus.

Do umowy można wpisać więcej niż jednego kierowcę. Każdy musi spełniać te same warunki, a dane podaje się przy podpisywaniu umowy. Osoba spoza umowy i bez pisemnego upoważnienia od najemcy nie może prowadzić – w razie szkody decyduje to o odpowiedzialności.

Przy wyjazdach dłuższych niż pięćset kilometrów w jedną stronę wpisanie dwóch kierowców jest rozsądne, nawet jeżeli drugi ostatecznie nie usiądzie za kierownicą.

Koszty: co się na nie składa

Przy wynajmie bez kierowcy rachunek ma trzy pozycje: doba najmu, paliwo, opłaty drogowe i parkingi. Doba busa tanieje wraz z długością najmu – progi to jedna doba, 2–3 dni, 4–7, 8–14 i 15–30 dni, a od 31 dni warunki ustalamy indywidualnie. Kaucja wynosi 2 000 zł; to nie koszt, tylko kwota do zamrożenia na czas najmu. Kaucję wpłaconą kartą lub przelewem zwracamy w ciągu 7 dni od zwrotu pojazdu i podpisania protokołu bez uwag.

Przy przewozie z kierowcą płaci się za usługę, a w cenie mieści się już pojazd, paliwo i praca kierowcy. Stawki liczy się zwykle od kilometra albo za dzień pracy kierowcy, przy czym doliczany bywa czas oczekiwania i nocleg kierowcy przy wyjazdach wielodniowych. Cen przewoźników tu nie podajemy, bo różnią się między firmami i trasami. Zanim porównasz, poproś przewoźnika o wycenę na piśmie, z rozpisanym czasem pracy kierowcy, postojami i noclegami, i zestaw ją z sumą doby najmu, paliwa i opłat drogowych dla tej samej trasy i tych samych dat.

Punkt, w którym rachunki się rozjeżdżają, jest przewidywalny. Przy krótkich, jednorazowych przejazdach – transfer na lotnisko, dowóz gości na wesele, przejazd na koncert – różnica bywa niewielka i przewoźnik z kierowcą wygrywa wygodą. Przy wyjazdach wielodniowych, gdzie pojazd stoi na miejscu przez większość czasu, wynajem bez kierowcy jest wyraźnie tańszy, bo nie płaci się za czas, w którym kierowca czeka.

Sytuacja	Zwykle korzystniejszy
Transfer w jedną stronę, kilkadziesiąt kilometrów	przewoźnik z kierowcą
Wesele: kursy wieczorem i nocą	zależy, czy w rodzinie jest trzeźwy kierowca
Tydzień w górach albo nad jeziorami	wynajem bez kierowcy
Wyjazd firmowy z programem na miejscu	wynajem bez kierowcy
Wyjazd, na którym wszyscy chcą pić	przewoźnik z kierowcą

Elastyczność

To argument, który waży więcej niż kilkaset złotych różnicy.

Pojazd wynajęty jest do dyspozycji grupy przez całą dobę. Można pojechać po zakupy, podrzucić kogoś na dworzec, zmienić plan w środku dnia i wrócić o innej godzinie, niż zakładano. Nikt nie liczy nadgodzin.

Przy przewozie z kierowcą wszystko jest ustalone wcześniej: godziny, trasa, punkty. Zmiana w trakcie oznacza dopłatę albo odmowę, bo kierowca ma limity czasu pracy i własny grafik. Przy wyjazdach zagranicznych dochodzą przepisy o czasie prowadzenia i odpoczynku, które w praktyce ograniczają liczbę godzin dziennie.

Z drugiej strony kierowca zawodowy zna pojazd, zna trasę i jest do tego przyzwyczajony. Przy nocnym powrocie z odległego miasta to realna wartość.

Kiedy nie ma sensu prowadzić samemu

Wynajem bez kierowcy bywa złym pomysłem w kilku sytuacjach.

Pierwsza: cała grupa chce pić. Wesele, wieczór kawalerski, impreza firmowa, na której nikt nie chce być kierowcą. Wtedy pojazd bez kierowcy stoi bezużyteczny, a wynajmowanie go na wszelki wypadek jest wyrzucaniem pieniędzy.

Druga: nikt w grupie nie spełnia warunków dla kierowcy z naszej umowy. Opisaliśmy je w ważnych informacjach.

Trzecia: trasa jest bardzo długa, a w grupie jest jeden kierowca. Tysiąc kilometrów w jeden dzień busem z pełnym obłożeniem, przy jednej osobie za kierownicą, to sytuacja, w której oszczędność przestaje mieć znaczenie.

Kiedy wynajem bez kierowcy wypada lepiej

Wyjazdy wielodniowe, gdzie pojazd jest potrzebny na miejscu. Tydzień na Mazurach, weekend w górach, pobyt nad morzem, wyjazd integracyjny z programem rozłożonym na kilka dni. Przewoźnik musiałby wtedy zostać z grupą albo przyjechać dwa razy, a jedno i drugie kosztuje.

Wyjazdy, gdzie plan zmienia się w trakcie. Zwiedzanie, wyjazdy rodzinne z dziećmi, wyprawy w teren, gdzie nikt z góry nie wie, o której skończy.

Wyjazdy firmowe rozliczane fakturą. Do każdego wynajmu wystawiamy fakturę VAT, a podane ceny zawierają już podatek. Jeden dokument zamiast zbierania oświadczeń o przejazdach prywatnymi autami.

Formalności po stronie wynajmu

Odbiór pojazdu i podpisanie umowy zajmują do 15 minut. Potrzebne są prawo jazdy i drugi dokument tożsamości. Nie sprawdzamy zdolności kredytowej ani zadłużenia w bazach danych i nie blokujemy środków na karcie kredytowej; karta kredytowa nie jest do wynajmu potrzebna.

Bus oddaje się z takim samym poziomem paliwa, z jakim został wydany. Spóźnienie do dwóch godzin nie kosztuje nic, powyżej dwóch godzin doliczana jest kolejna doba. Przedłużenie najmu zgłasza się najpóźniej 48 godzin przed końcem umowy, SMS-em albo mailem.

Wyjazd za granicę wymaga naszej wcześniejszej pisemnej zgody, zgłaszanej przed wyruszeniem.

Jak to rozstrzygnąć

Trzy pytania wystarczą. Czy w grupie jest ktoś, kto chce i może prowadzić przez cały wyjazd? Czy pojazd będzie potrzebny na miejscu, czy tylko do dowiezienia grupy? Czy plan jest sztywny, czy będzie się zmieniał?

Dwa razy „tak” na pierwsze i drugie pytanie oznaczają wynajem bez kierowcy. Sztywny plan i jeden przejazd w jedną stronę przemawiają za przewoźnikiem.

Dostępne busy, ich liczbę miejsc, rodzaj skrzyni biegów i ceny za dobę w poszczególnych progach są w zakładce busy. O organizacji transportu na wesele piszemy osobno we wpisie o wynajmie busa na wesele i imprezy rodzinne.