Wynajem długoterminowy dla firmy. Ile kosztuje i co zawiera

Firma, która potrzebuje auta na dłużej niż miesiąc, ma trzy drogi: kupić, wziąć w leasing albo wynająć długoterminowo. Pierwsza wiąże kapitał, druga wiąże na kilka lat i wymaga zdolności kredytowej. Trzecia jest najprostsza do policzenia, bo sprowadza się do jednej pozycji na fakturze co miesiąc. Poniżej to, co ta pozycja obejmuje i czego nie obejmuje.

Na czym polega wynajem długoterminowy

Auto pozostaje naszą własnością. Państwo płacą stałą stawkę miesięczną za korzystanie z niego, a my odpowiadamy za to, żeby było sprawne i gotowe do pracy. Umowę zawiera się na ustalony czas – zwykle od miesiąca w górę – z konkretnym modelem albo z klasą pojazdu.

Zakres ustalamy indywidualnie, bo firma kurierska, biuro projektowe i hotel korzystają z aut zupełnie inaczej. Modele i czas najmu dobieramy pod to, jak wygląda praca w Państwa firmie, a nie pod gotowy pakiet z cennika.

Co zawiera stawka miesięczna

W wynajmie długoterminowym po naszej stronie leżą:

• Serwis i przeglądy okresowe. Mamy własny warsztat i podstawową stację kontroli pojazdów, więc auto nie krąży po zewnętrznych serwisach.
• Ubezpieczenie OC i AC, czyli autocasco. Na życzenie i za dopłatą można rozszerzyć ochronę o CDW lub LDW.
• Wymiana opon na sezonowe i ich przechowywanie.
• Naprawy wynikające z normalnej eksploatacji.

Po Państwa stronie zostają paliwo, opłaty drogowe, parkingi, mandaty i mycie. Czyli te koszty, na które ma wpływ kierowca, a nie właściciel floty.

Ile to kosztuje

Stawki miesięcznej nie da się podać w tabeli, bo zależy od zbyt wielu rzeczy naraz: klasy auta, długości umowy, przewidywanego przebiegu i zakresu ubezpieczenia. Auto klasy B na dwanaście miesięcy i auto klasy E na trzy miesiące to dwa różne światy. Dlatego warunki ustalamy indywidualnie i podajemy jedną kwotę za całość, zanim podpiszą Państwo umowę.

Dla orientacji, jak przebiega rozmowa o cenie: pytamy o klasę auta, planowany miesięczny przebieg, liczbę kierowców i czas trwania umowy. Na tej podstawie podajemy stawkę. Nie ma opłaty przygotowawczej ani prowizji doliczanej do pierwszego miesiąca.

Punkt odniesienia daje cennik krótkiego najmu, bo jego ostatni próg to piętnaście do trzydziestu dni. Przykład na trzydzieści dób: Skoda Octavia IV kosztuje w tym progu 140 zł za dobę, czyli 4 200 zł za miesiąc; Renault Trafic III – 200 zł za dobę, czyli 6 000 zł. Do tego dochodzą paliwo, opłaty drogowe i parkingi, a limit kilometrów sprawdza się osobno. Od 31 dni stawkę ustalamy indywidualnie i wtedy rozmawiamy już o warunkach umowy długoterminowej, w tym o zasadach jej zakończenia.

Faktura i rozliczenie

Do każdego wynajmu wystawiamy fakturę VAT. Przy umowach dłuższych rozliczamy się miesięcznie, do dziesiątego dnia każdego miesiąca, na podstawie faktury. Przy najmie krótszym niż dwa tygodnie czynsz jest płatny z góry, w dniu podpisania umowy.

Sposób księgowania i odliczenia VAT po Państwa stronie zależy od tego, czy auto służy wyłącznie działalności gospodarczej, czy również prywatnie. To pytanie do księgowości, nie do wypożyczalni – przepisy w tej sprawie zmieniały się kilkukrotnie i zależą od prowadzonej ewidencji przebiegu. My dostarczamy fakturę i umowę, reszta to kwestia Państwa polityki rozliczeń.

Dlaczego nie sprawdzamy zdolności kredytowej

Nie weryfikujemy zdolności kredytowej ani zadłużenia w ogólnopolskich bazach, takich jak BIK. W leasingu i kredycie taka weryfikacja zwykle występuje, więc młodej firmie bez historii finansowej bywa trudniej przejść przez procedurę. Wynajem nie obciąża zdolności kredytowej, ale czynsz pozostaje zobowiązaniem jak każde inne i trzeba go uwzględnić w rachunku firmy.

Dla firmy działającej krócej niż rok albo takiej, która ma już zobowiązania leasingowe i nie chce ich powiększać, wynajem długoterminowy bywa jedyną drogą do auta w krótkim czasie. Umowę podpisuje się do piętnastu minut, potrzebne są prawo jazdy i drugi dokument tożsamości kierowcy oraz dane firmy.

Czym to się różni od leasingu

	Wynajem długoterminowy	Leasing
Właściciel pojazdu	wypożyczalnia	firma leasingowa
Badanie zdolności kredytowej	nie	tak
Serwis i przeglądy	po stronie wynajmującego	zwykle po stronie korzystającego
Ubezpieczenie	w stawce	zwykle osobno
Długość zobowiązania	od miesiąca	zwykle 2–5 lat
Wcześniejsze zakończenie	ustalane w umowie	zwykle kosztowne
Wykup auta	możliwy w wariancie z wykupem	opcja, zależnie od rodzaju leasingu i umowy

Tabela pokazuje, gdzie leży różnica. Leasing bywa tańszy w długim horyzoncie i ma sens, gdy firma wie, że będzie używać tego auta przez cztery lata; w leasingu operacyjnym wykup nie jest obowiązkowy, a warunki zależą od konkretnej umowy. Wynajem zwykle wypada drożej w skali roku, ale nie zamyka drogi odwrotu i nie obciąża zdolności kredytowej, która może być potrzebna na coś innego. Obie drogi najlepiej porównać na dwóch konkretnych ofertach, a nie na ogólnych zasadach.

Jest też wariant pośredni: wynajem długoterminowy z wykupem. Przez ustalony czas płacą Państwo stałą stawkę, a na końcu mogą wykupić auto na wcześniej uzgodnionych zasadach. Decyzję podejmuje się po okresie jazdy, a nie przed nim.

Kiedy wynajem długoterminowy się nie opłaca

Kilka sytuacji, w których lepiej rozważyć inną drogę.

Firma z pewnym, wieloletnim zapotrzebowaniem na to samo auto i z dobrą zdolnością kredytową wyjdzie taniej na leasingu. Rachunek jest prosty: płaci się za samochód, a nie za elastyczność.

Firma jeżdżąca bardzo dużo, powyżej kilku tysięcy kilometrów miesięcznie, powinna to zgłosić przy ustalaniu warunków, bo limit przebiegu jest jednym z elementów wyceny.

Firma, która potrzebuje auta na kilka dni w miesiącu, nie potrzebuje umowy długoterminowej. Wynajem krótkoterminowy z progami dobowymi będzie tańszy i mniej wiążący.

Jak zacząć

Wystarczy telefon albo mail z trzema informacjami: jakiej klasy auto, na jak długo i ile kilometrów miesięcznie. Odpowiadamy stawką i terminem dostępności. Auto wydajemy w Gdyni przy ul. Bolesława Krzywoustego 4 albo podstawiamy pod adres firmy w Trójmieście.

Kiedy firmy sięgają po wynajem długoterminowy

Przyjmijmy trzy typowe sytuacje.

Firma, która właśnie zatrudniła pracownika terenowego i potrzebuje dla niego auta od poniedziałku. Zakup albo leasing zajmą tygodnie, wynajem jeden dzień.

Firma budowlana albo instalacyjna z kontraktem na dziewięć miesięcy w innym mieście. Auto jest potrzebne dokładnie na czas trwania kontraktu i ani dnia dłużej.

Firma, która ma już własne auta, ale przed sezonem brakuje jej dwóch albo trzech. Zamiast powiększać flotę na stałe, wynajmuje na kilka miesięcy.

We wszystkich trzech przypadkach decyduje to samo: czas od decyzji do momentu, w którym ktoś wsiada i jedzie do pracy.

Co ustalić w pierwszej rozmowie

• Klasa albo konkretny model auta i skrzynia biegów.
• Długość umowy i data, od której auto ma być dostępne.
• Przewidywany przebieg miesięczny.
• Liczba kierowców i ich dane, z datami wydania prawa jazdy.
• Zakres ubezpieczenia: podstawa czy rozszerzenie o CDW lub LDW.
• Czy planowane są wyjazdy za granicę.
• Dane firmy do faktury VAT.

Warunki i formy najmu dla firm opisaliśmy w zakładce Dla firm, a wariant z wykupem w Wynajmie z wykupem. Porównanie obu ścieżek jest też w tekście o wynajmie z wykupem i leasingu.